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DISTRIBUTION ASSISTANT

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Job ID:
R16177
Location:
Veritiv - Montreal QC
City:
St. Laurent
State:
QC
Position Description

L’adjoint(e) à la distribution accomplit des tâches administratives liées à la distribution. Il ou elle veille à l’exactitude de l’information dans le système informatique, de même qu’à la tenue à jour des rapports et des fichiers.

Tâches et responsabilités

  • Tenir et mettre à jour un système de classement ainsi que des bases de données.
  • Tenir des dossiers des fiches itinéraires (preuves de livraison).
  • Saisir les données des manifestes et des fiches itinéraires.
  • Répondre aux demandes des clients internes et externes relatives aux preuves de livraison. 
  • Veiller à la satisfaction des clients internes et externes en leur assurant un service rapide et efficace. 
  • Accomplir des tâches administratives permettant le bon fonctionnement du service.
  • Préparer des rapports sur le kilométrage des camions.
  • Coder les factures en fonction des dépenses et des services.
  • Préparer les réclamations touchant le transport.
  • Gérer en temps opportun le système de pointage et les fiches de temps du personnel.

Aptitudes requises

  • Solide sens de l’organisation : aptitude à identifier les priorités, à organiser le travail et à tenir des dossiers précis. 
  • Maîtrise des outils standards pour PC et connaissance pratique de l’environnement Windows, notamment de Word et d’Excel.
  • Excellentes habiletés pour les communications verbales, écrites et téléphoniques.
  • Bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et pour le service à la clientèle.
  • Aptitude à travailler de manière autonome et confiance en soi.
  • Aptitude à garder son sang-froid dans un environnement rapide et multitâche.

    Formation et expérience requises

  • Bilingue
  • Diplôme d’études secondaires; DEC - un atout.
  • Expérience de la vérification des stocks et des systèmes d’inventaire (SGE) – un atout.

Conditions de travail/Exigences physiques

  • Travailler dans un entrepôt.

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The Distribution Assistant performs distribution-related clerical duties. Properly ensures accuracy of the information in the computer system and is responsible for report and file maintenance.

Duties & Responsibilities:

  • Update and maintain filing system and computer databases.
  • Maintain trip sheet (proof of delivery) records.
  • Data entry of manifests and trip sheets.
  • Answer exterior and interior client inquires regarding proof of deliveries. 
  • Ensure internal and external customer satisfaction through prompt and efficient service. 
  • Administrative tasks related to the proper functioning of the department.
  • Prepare reports for the truck kilometers
  • Code invoices according to expense and department
  • Prepare transport claims
  • Manage employee time sheets in time and attendance system

Required Skills:

  • Strong organizational skills; ability to prioritize and organize a constant work flow and to maintain accurate records, 
  • Proficient with standard PC tools; comfortable working in a Windows environment with an emphasis on Word and Excel,
  • Excellent verbal, written and telephone communication skills,
  • Good interpersonal and customer service skills,
  • Capable and confident to work independently, and,
  • Able to maintain composure in a fast-paced, multi-tasked environment.

Required Experience/Education:

  • Bilingual
  • High school diploma required, DEC an asset
  • Experience with inventory verification and WMS inventory systems an asset.

Working Conditions/Physical Requirements:

  • Warehouse environment

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